Instancias de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) identificaron una serie de oportunidades de mejora en el proceso de vacunación contra la covid-19 que se desarrolla en diversos establecimientos de salud de la institución.
Según explicó el licenciado Olger Sánchez Carrillo, auditor interno de la CCSS, en el caso de esa unidad realizaron un estudio a la luz del Plan Anual Operativo del ente auditor y del requerimiento de la Presidencia Ejecutiva de la institución de conformidad con el oficio PE-3775-2020 del 23 de diciembre de 2020 que incluyó visitas a 11 hospitales y 7 áreas de salud.
Dentro de las actividades, se observó el proceso de despacho de la vacuna en el Área de Almacenamiento y Distribución y se efectuaron reuniones y entrevistas con funcionarios de las gerencias de Logística y Médica, con el fin de conocer sobre los lineamientos definidos para la vacunación y verificar la eficacia e implementación de mecanismos de supervisión y control para garantizar el cumplimiento de la normativa definida en el Manual de Procedimientos para la ejecución de vacunación contra COVID-19 en los establecimientos de salud de la CCSS.
Entre los hallazgos del equipo de la Auditoría Interna se encontró la necesidad de estandarizar el proceso de microplanificación desarrollado por los establecimientos de salud y la necesidad de respaldar los listados por medio de certificación con firma del director de cada institución.
Además, se observó que en algunos casos se incumplió la programación para la vacunación según priorización establecida en el Manual de Procedimientos, siendo que se efectuó en algunos establecimientos de salud la vacunación de trabajadores en funciones de atención indirecta antes que personal de atención directa a pacientes.
Igualmente, como parte del estudio del ente auditor en algunos centros se observó la necesidad de fortalecer los controles de la custodia de la vacuna, verificación en la recepción y consumo de dosis utilizadas y existentes, así como otros mecanismos para garantizar la conservación de los biológicos e insumos requeridos en el proceso de vacunación.
Sobre la información relacionada con funcionarios que no desean vacunarse el ente auditor determinó que no se han emitido lineamientos específicos para que en los hospitales y áreas de salud documenten los casos de estos funcionarios.
También, el estudio evidenció que en los establecimientos de salud no disponen indicaciones claras sobre qué hacer en casos especiales en cuanto a la aplicación o no de la segunda dosis de la vacuna contra la covid-19 en los pacientes que resultan positivos con la enfermedad entre una dosis y otra.
Asimismo, entre los hallazgos señalados por la Auditoría Interna se identificó que, en los establecimientos de salud, se solicita tener un plan de contingencia para el manejo inicial de una reacción alérgica post vacunación de covid-19, sería muy beneficioso contar con una guía de manejo inicial de estas posibles alergias con un flujograma de atención.
En el caso de algunos establecimientos de salud, el equipo auditor determinó, en un estudio particular, que al inicio de la jornada vacunatoria, no se respetó las prioridades definidas en el grupo 1 agravando la situación, la reducción en la entrega de dosis por parte de la empresa Pfizer al país y que redujo la cantidad de dosis que recibían los establecimientos, por lo que provocó que personal de Ebáis desconcentrados, residentes y funcionarios de hogares de larga estancia quedaran sin recibir la dosis inicial contra la covid-19 mientras que se protegió a funcionarios con menor riesgo de contagio.
La Auditoría Interna es un ente independiente que tiene como objetivo asesorar y coadyuvar a la administración activa para que las decisiones que se adopten sean apegadas al deber de probidad, al ordenamiento jurídico y técnico que rige a la CCSS, y las conclusiones de sus estudios son remitidas a las autoridades institucionales y regionales correspondientes a fin de que efectúen las acciones necesarias e inmediatas para investigar las situaciones y determinar la verdad real de los hechos, con el propósito de que, en caso de proceder, se establezcan los planes de atención, de mejora y las responsabilidades que correspondan.
Gerencia Médica gira instrucciones y brinda seguimiento al proceso de vacunación
El doctor Mario Ruiz Cubillo, gerente médico de la CCSS, explicó que no solo el ente auditor ha identificado oportunidades de mejora en el proceso a la vacunación contra la covid-19, sino que desde los diversos niveles de representación gerencial también se ha evaluado el proceso y se han desarrollado las acciones pertinentes.
Según afirmó el gerente con el apoyo de las instancias técnicas se han girado instrucciones y dado seguimiento al correcto cumplimiento del manual de procedimientos que regula este proceso de vacunación y se han emitido una serie de lineamientos adicionales como parte del proceso de mejora continua ante la particularidad de la vacuna.
Oficio Fecha Asunto
GM-17355-2020 21-dic-2020 Aval y socialización del Manual de Procedimiento para la ejecución de la Vacunación COVID-19 en los establecimientos de salud de la CCSS.
GM-17484-2020 24-dic-2020 Inicio de vacunación contra COVID-19 en los establecimientos de salud de la Caja Costarricense de Seguro Social.
GM-0132-2021 06-ene-2021 Delegación de seguimiento y fiscalización en el proceso de vacunación contra COVID-19 en los establecimientos de salud de la Caja Costarricense de Seguro Social.
GM-1183-2021 27-ene-2021 Reforzamiento y recordatorio de seguimiento al proceso de fiscalización de la vacunación contra la COVID-19 en los Centros de Salud de la Institución
GM-1687-2021 09-feb-2021 Segundo recordatorio sobre la necesidad de reforzar y fortalecer el proceso de fiscalización de la vacunación contra la covid-19 en los centros de salud de la institución
Además, desde el inicio de la vacunación la Gerencia Médica, el Programa Ampliado de Inmunizaciones, la Coordinación Nacional de Enfermería y el nivel regional han brindado acompañamiento constante a los equipos de vacunación local, las cuales han recibido desde el principio de esta acción, una amplia capacitación y se continúa con la comunicación de las situaciones que se han venido presentando, en cuanto a la disponibilidad del biológico y reorganización del proceso.
Aunado a esto se realizó el recordatorio sobre la importancia que se establecieran las medidas de control necesarias para garantizar un cumplimiento efectivo de la normativa para la ejecución de la vacunación contra la covid en los establecimientos de salud de la institución y evitar situaciones que afectaran el proceso con las eventuales afectaciones y consecuencias que se pudieran presentar.
El doctor Ruiz agregó que además de la organización previa, y siendo este un proceso dinámico, se han venido identificando oportunidades de mejoras, sobre las cuales se debe gestionar según el nivel de competencia, y acatando los puntos de recomendación que ya ha iniciado a transmitir la Auditoría Interna.
Para el nivel local
1. Se ha identificado la necesidad de dar seguimiento al cumplimiento estricto de la lista de priorización los cuales actualmente según la instrucción vigente deben ser certificados y firmados por el ente responsable de cada centro, y desde el Nivel Local las Direcciones Generales (delegadas para esto) deben asegurase de un proceso de aplicación transparente y acorde a la planificación y a lo establecido por el ente rector.
2. Es prioritario el registro oportuno en SIVA de la vacunación, cada nivel local debe velar y realizar las acciones necesarias, en pro de trabajar con el registro en tiempo real, en el momento de la vacunación efectiva. Según los pasos establecidos en el Manual de Procedimiento vigente.
3. Tener planes de contingencia, ante eventualidades como falta de fluido eléctrico y llevar claro el registro de cadena de frío e inventario de dosis.
4. Mantener comunicación asertiva y transparente para lograr un buen clima y ambiente laboral, la continuidad de los servicios y la imagen Institucional.
5. Debe disponer de un encargado de incidentes, el cual tiene la responsabilidad de velar por el apego al Manual de Procedimientos y la identificación y seguimiento oportuna de irregularidades con el propósito de iniciar con las investigaciones pertinentes y no afectar el proceso de vacunación.
Para el nivel central:
1. Se identifica la necesidad de estandarizar un Procedimiento de Fiscalización, a nivel institucional para que las unidades tengan un patrón a seguir y se facilite el correcto manejo y documentación de acciones. Sobre esto se está trabajando desde el Nivel Central para apoyar y complementar lo requerido en este tema.
2. Mantener actualizado el Manual de Procedimiento, sobre esto, ya se encuentra vigente la versión 2 y se trabaja en la tercera actualización, ya que este proceso es muy dinámico y como se ha indicado las oportunidades de mejora sobre los procedimientos aplican en diferentes ámbitos de la Instrucción. (Aplicación de 2das dosis, registro en SIVA, Atención de reacciones alérgicas, supervisión, evaluación y monitoreo del proceso, listado de funcionarios que no desean vacunarse, entre otros).
3. Definir un Protocolo de atención por reacciones adversas post vacunación contra la covid, que marque la línea a seguir, para la atención de las reacciones adversas producto de la aplicación de la vacuna. Desde el listado inicial, la valoración médica si hay un antecedente documentado, hasta el abordaje primario de una reacción leve, moderada o severa según corresponda. Sobre lo cual se debe trabajar desde la instancia técnica competente.
4. Se generaron las instrucciones pertinentes a los superiores de los establecimientos de salud, en los cuales la Auditoria evidenció supuestas anomalías en el cumplimiento de las prioridades, para que se indaguen las causas de incumplimiento.
De todos estos puntos, existen evidencias de las acciones realizadas por las instancias pertinentes. Como todos sabemos, esta es una vacuna nueva y conforme se van presentando situaciones, la Comisión Nacional de Vacunación y Epidemiología adscrita al Ministerio de Salud va analizando los casos y situaciones especiales y va comunicando a la CCSS para su actualización en los manuales de procedimientos y operativización según corresponda.
Vigilantes en forma constante de este proceso, a la fecha se han aplicado 96 948 dosis de vacuna y 42 553 esquemas completos, posicionando al país con una tasa de vacunación 1,88 por cada 100 habitantes, siendo el segundo país a nivel de Latinoamérica en la aplicación del biológico. Esto gracias a la planificación organizada, en todos los niveles de gestión, resaltando, además, pese a la problemática de entrega del biológico por tres semanas, no se afectó la conclusión de aplicación de segundas dosis.